Comunicación colaborativa

Hoy en día en las empresas los profesionales buscamos la interacción con otras personas de una manera más productiva y ágil. Una de las expresiones que está en boca de todo el mundo y que es vital para mejorar nuestra productividad es: Colaboración empresarial.

Hay un porcentaje muy alto de empresas que les gustaría mejorar su comunicación digital tanto interna como externamente, pero… ¿Contamos con las herramientas adecuadas? ¿invertimos mucho tiempo en diferentes aplicaciones que nos cuesta sacarle partido por su complejidad de uso y por falta de trazabilidad entre ellas?

La herramienta más usada en el mundo actualmente es, con mucha diferencia, el correo electrónico. Según datos realizados por Statista, estos son los correos enviados y recibidos hasta 2017 y la previsión que se estima desde 2018 a 2019:

Año

Correos electrónicos enviados y recibidos

2014

196,3*

2015

205,6*

2016

215,3*

2017

225,3*

2018

235,6*

2019

236,5*

*  Miles de millones

Como podemos observar, en contra de las predicciones de muchos profesionales del sector el uso del correo electrónico va en aumento.

Actualmente son cientos de miles de usuarios que cuestionan el uso del correo electrónico, porque les cuesta gestionar toda la documentación que se almacena en la bandeja de entrada. Pero nos hacemos varias preguntas… independientemente de que una aplicación sea mejor o peor, ¿Sabemos usar el correo electrónico? ¿Le dedicamos el tiempo que le tenemos que dedicar? ¿Le sacamos partido sin dejarnos la vida en ello?

No contentos con la situación que tenemos, millones de usuarios utilizan simultáneamente una, o más de una aplicaciones de mensajería instantánea como complemento al uso del correo electrónico.

Esto que muchos profesionales ven como una solución que les ayuda a una comunicación más ágil y rápida, choca frontalmente con un grave problema a la hora de gestionar toda la información recibida y enviada en las diferentes aplicaciones que se usan.

Imaginemos que nos envían un documento a través del correo electrónico, respondemos ese correo y ponemos en copia varias direcciones, además escribimos un correo a otra persona sobre ese mismo asunto, días después algunos de ellos nos comentan una serie de cosas importante sobre ese documento en la aplicación de mensajería instantánea, otros nos escriben al correo electrónico, ¿Qué pasa cuando quiero recopilar toda la información sobre ese asunto?

Pues si nos quejábamos de lo difícil que era gestionar nuestro correo electrónico, ahora hemos multiplicado el problema de manera considerable haciendo cuesta arriba la gestión diaria de nuestras herramientas de comunicación, y viendo a millones de profesionales que van como verdaderos pollos sin cabeza.

En Mailbor lo tenemos claro y por ello dedicamos todos nuestros recursos a mejorar día a día la colaboración empresarial de nuestros clientes y hemos conseguido, entre los grandes monstruos del sector TIC, dar un paso al frente dando solución a muchos de los problemas que padecen millones de usuarios.

Estamos en disposición de adelantaros que en este mes de Octubre esto formará parte del pasado:

  • Hilos interminables de correos electrónicos.
  • Volverse loco para encontrar documentación o conversaciones en varias aplicaciones.
  • Usar varias aplicaciones para un único fin.

La comunicación será colaborativa y universal.

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Pero no podemos hacerlo sólos, si seguimos trabajando de la misma manera será difícil salir del caos más absoluto y perderemos de vista el objetivo de mejorar nuestra salud mental y nuestra productividad, por eso como en cualquier cambio necesitamos receptividad y un corto período de adaptación, de esta manera todos lo lograremos.

“Si quieres algo diferente no puedes seguir haciendo lo mismo de siempre”

Comunicación universal

¿Debemos de cambiar nuestra manera de trabajar cuando nos comunicamos por email o por mensajería instantánea en nuestros centros de trabajo ya sea con compañeros o externamente con proveedores, clientes, etc?

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Pasamos mucho tiempo de nuestro horario laboral comunicándonos con estas herramientas, muchas de ellas muy buenas para un uso personal en nuestra vida cotidiana, porque no tenemos la necesidad de gestionar la información, pero algunas nada beneficiosas para su uso empresarial por este y diferentes motivos. Esto hace que si no usamos correctamente las herramientas adecuadas perdamos muchísimo tiempo, provocando la improductividad de nuestras empresas, y no nos permitirá ser competitivos, evitando la posibilidad de que podamos crecer o incluso, lamentablemente, subsistir.

Comunicarnos con otros usuarios y con otros grupos de trabajo, ya sean de la empresa o externa a ella de una manera más efectiva es la obsesión de todas las empresas. Escribir, enviar archivos y documentos sobre un mismo tema sin tener que sufrir hilos interminables de emails es el deseo de muchos usuarios de correo electrónico.

En un mundo global, ¿sería bueno disponer de una comunicación global que no nos obligue a utilizar a todos una misma herramienta para comunicarnos con otros usuarios? ¿Es una buena opción apilar diferentes aplicaciones que puedan hacer nuestra gestión ingobernable?

En breve en Mailbor os daremos a conocer una nueva solución que no dejará indiferente a nadie.ç

El equipo de Mailbor.

¿Cómo usamos la tecnología?

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Son muchísimas las reuniones que he tenido en los últimos 3 años con directores financieros, responsables de administración, administrativos, responsables TIC, gerentes, etc.

Vivimos una época en la que somos muchos los que corremos como pollos sin cabeza, pensamos que poniendo tecnología en nuestra empresa ya no tenemos que pensar y está todo hecho, pero nos olvidamos de una parte importante, nos olvidamos de la parte humana, esa parte  que si no tiene una formación de la tecnología que usa, si no sabe como sacarle partido a la misma y lo peor, sino sabe por quien se la impone porque es recomendable usarla y que es lo que le va a aportar, pues ya podemos seguir corriendo e invirtiendo en lo que queramos que desgraciadamente a parte de ponernos de mala leche durante una buena temporada, generaremos malestar al empleado e improductividad a la empresa, casi nada.

Hoy he entrado en un banco en La Coruña, una sucursal con cajeros de última tecnología, accedo a la sucursal y veo todo informatizado. Saco mi ticket de turno en una pantalla digital, después de que me indicara si el trámite lo iba a realizar como empresa o particular, a lo cual respondo que como empresa. Una vez tengo el ticket con mi turno, diviso pantallas digitales a mi alrededor en las cuales se pueden realizar consultas mientras esperas. Miro al mostrador y veo que disponen de pantallas  y tabletas nuevas para uso de los empleados, en fin que la verdad daba gusto entrar en esta sucursal.

Pero la primera sorpresa fue que una empleada se dirige a mi desde el mostrador  y me dice ¡Hola, en que puedo ayudarte! Miro la pantalla digital donde te indican tu turno y veo que mi número no sale en la misma (¿para qué saco el ticket, si la pantalla no me indica mi número y tiene que ser una persona desde el otro lado de la oficina que me dice, a voz alzada, en que puede ayudarme?).

Me acerco al mostrador y le comento que deseo realizar un pago de un impuesto y la empleada (muy amable) me dice que hace 1 hora que no pueden cobrarme estos recibos, que lo puedo hacer a través de la App leyendo el código de barras del recibo y poco más. Le doy las gracias por la ayuda,  pero le indico que no me consta que tengan App para poder realizar esa gestión y me pregunta si el pago lo quiero realizar como empresa o particular ¿empresa o particular? ¿Para qué me pregunta la pantalla digital al retirar el ticket de turno si la gestión es para una empresa o particular si quien me va a atender no tiene ni la más remota idea de si vengo a realizar un trámite como particular o como empresa?. Le digo que el trámite es de empresa y me dice: Ahh en ese caso puede ser que no tengamos app, pero cerca de aquí, en la calle x, tenemos una sucursal a la que puede ir y allí le pueden cobrar sin ningún problema. Le doy las gracias por su atención y me voy con cara de tonto de la sucursal más tecnológica en la que he entrado en este banco para dirigirme a una sucursal de las muchas que hay, con la tecnología habitual.

Llego, entro y saco mi ticket de turno, la pantalla me avisa con mi número y una empleada muy amable me cobra mi recibo y fin de la cita.

¿Creéis que la tecnología va a resolver nuestros problemas si el equipo humano que la debe usar no sabe que hacer con ella?

Este es sólo un ejemplo real de como trabajamos y como utilizamos la tecnología. Lamentablemente este es sólo uno de muchísimos casos y nos asustaríamos si fuésemos conscientes de los procesos que realizamos en nuestras empresas.

Ricardo Villa. Presidente de Mailbor

Queridos usuarios de correo electrónico

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Intentamos trabajar diariamente escuchando a los usuarios de correo electrónico y mensajería instantánea, con el fin de incorporar soluciones que ayuden a optimizar los procesos de millones de empresas y particulares.

Por este motivo un nuevo concepto de correo electrónico está a punto de dar a luz.

Atrás dejaremos, como si de una amarga pesadilla se tratase a las interminables cadenas de emails que sufrimos diariamente. Así como poder dejar de usar una segunda aplicación (en este caso de mensajería instantánea), generando un mayor caos al tener que interactuar con varias herramientas. Diremos adiós, entre otros muchos problemas, a desconocer donde nace una conversación, y si la misma se ha repartido en varías aplicaciones o a no encontrar la documentación que busco, porque puede estar en el correo, en la mensajería o en las dos (horror), con la pérdida de tiempo y caos que esto conlleva.

Este será el principio de un antes y un después en el uso del correo electrónico, por supuesto habrá mucho trabajo por hacer, siempre con una obsesión, aumentar la productividad de millones de usuarios y empresas.  

Pronto descubriréis cómo.

Ricardo Villa. Fundador de Mailbor

EQUIPO HISTÓRICO

Hoy nos toca a nosotros, al equipo de Mailbor escribir en este blog para felicitar a Xisela por su conquista europea.

Nuestra compañera se desplazó la semana pasada a Polonia junto con sus compañeras de selección Cristina Gómez, Marta Dominguez, Sofía Mateos y la seleccionadora Elena Sánchez para disputar el Campeonato de Europa con la selección absoluta de squash. Consiguieron el objetivo que era el ascenso a primera división, y además lo hicieron a lo grande llevándose la medalla de oro de la categoría.

Desde Mailbor queremos darles la enhorabuena por el objetivo conseguido y gracias por hacernos sentir parte de este logro. Queremos citar especialmente a Xisela para decirle que nos sentimos muy orgullosos de su trabajo como compañera.

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Integrantes de la selección española de squash 2018 en Polonia

No queremos dejar pasar la ocasión para felicitar también al equipo masculino que se alzó con el bronce en la máxima categoría, bien merecido y lográndolo por primera vez en la historia de este deporte.  Borja Golán, Iker Pajares, Edmon López, Carlos Cornes, Bernat Jaume y el seleccionador Jonas Görnerup.

Sin duda ha sido una semana histórica para el squash nacional.

ENHORABUENA

Os dejamos el último punto de la final que le daba la medalla de oro a la selección femenina:

 

 

Mentalidad digital

¿Estamos preparados para una transformación digital?

Primeramente deberíamos preguntarnos qué es eso de la transformación digital. A veces pensamos que transformar nuestra empresa digitalmente es tener las últimas aplicaciones, los últimos dispositivos y las últimas herramientas tecnológicas de gestión, y así nuestra empresa ya se ha transformado. Esto no es así, la transformación digital como “casi” todo en la vida y como siempre me dice mi querido Francisco Alcaide @falcaide no es el “qué” si no el “para qué”.

Está enfocada en usar la tecnología para conseguir los objetivos, por eso tiene que ir alineada con nuestro plan estratégico. No es tener todas las herramientas sin saber para qué o tener una que pretendamos que lo haga todo; eso no es transformación digital, a eso yo lo llamaría caos digital.

¿Cómo se consigue la transformación digital?

Para que se llegue a materializar tiene que haber un cambio de mentalidad en las personas que formamos las empresas. Tanto de actitudes como de aptitudes. Si lo que queremos es conseguir los resultados, y sabemos que para ello necesitamos cumplir con nuestro plan en el que está incluido la transformación digital, debemos tener una actitud de cambio positiva, y por supuesto desarrollar aptitudes para saber utilizar los medios tecnológicos a nuestra disposición.

Nosotros cuando visitamos empresas lo primero que les preguntamos es sobre su manera de trabajar, como se comunican entre ellos, como gestionan toda la documentación que reciben y como es el día a día con su correo electrónico, para así adaptarnos a esta manera de trabajar y que saquen partido de nuestra herramienta.

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Cuando según lo que nos han dicho les decimos que podemos solucionarle un problema de una manera determinada y así podrían trabajar mejor, ser más productivos, eficientes y que también los miembros de su equipo se verán beneficiados, trabajarán más a gusto y todo esto se verá reflejado en la cuenta de resultados, la primera reacción es la sorpresa, porque descubren ya no sólo el qué, si no que alguien les está explicando el para qué.

En ocasiones la segunda reacción en frío es: “ya….pero es que aunque lo que tengo sea un caos, ahora mismo prefiero lo que conozco y ya veré como vamos tirando.” Esta respuesta a mi particularmente no me sorprende para nada porque los seres humanos somos así, muchas veces preferimos el caos de lo que conocemos que cambiar para evolucionar y crecer, lo nuevo siempre asusta.

Por este motivo aunque les proporcionemos a nuestros equipos todas las herramientas a su disposición no conseguiremos la transformación digital; para que esto ocurra necesitamos un cambio de mentalidad en nuestras empresas que se consigue con actitud positiva y con el desarrollo de aptitudes.

El Viernes pasado acudí a la presentación del libro de Marta García Aller, @GarciaAller “El fin del Mundo tal y como lo conocemos”, en el libro recopila cuantiosa información sobre los cambios más importantes que se están produciendo y se producirán en las próximas décadas en muchos campos de la actividad humana. Marta decía que todos los cambios que se avecinan necesitan un cambio de mentalidad, estar abiertos a todo lo que viene y no encerrarnos en lo que ya tenemos, y para eso a veces es necesario resetear. Lo que hagamos con toda esta tecnología depende de nosotros y tenemos la posibilidad de utilizarla para nuestro beneficio”. 

Realidad en las empresas

A muchas empresas les ofreces una herramienta que les solucionaría gran parte de sus problemas de gestión y comunicación para dejar de realizar tareas que esta herramienta tendrían que hacer por ellos, ser más productivos, y hacerles la vida más fácil, pero les cuesta ese cambio y a veces prefieren quedarse como están; porque el cambio requiere de nuevas aptitudes, de aprender, de evolucionar. Es el cliente quien decide si quiere quedarse en su zona de confort con lo que ya conoce, o evolucionar para crecer.

P.D: Normalmente te dicen esto que os comentaba: ya….pero es que aunque lo que tengo sea un caos ahora mismo…prefiero lo que conozco y ya veré como vamos tirando. Y al mes te llaman para pedirte que vuelvas y les expliques de nuevo como era eso de que podías mejorar su manera de trabajar.

En las carreras a veces hay que arriesgar y ser valiente para conseguir el objetivo, como todos sabemos el ser valiente a veces no es fácil porque requiere un cambio, y todo cambio nos produce desconfianza e inseguridad, pero y si tuviesemos la certeza de que si lo haces tendrías muchas más posibilidades de ganar, ¿Lo harías?

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Xisela Aranda, CEO de Mailbor

 

Ganar tiempo para lo realmente importante

Algún día lo recordará, o no, porque no tendrá nada, absolutamente nada que recordar. Pero, vamos en pensar en que sí que lo recordará. Que dentro de unos años le vendrán a la mente cuantas veces la has levantado en brazos y susurrado cuanto le querías. Quien sabe, tal vez será lo más valiosos que le quede de ti cuando ya no estés. Esos momentos.

Para vivir esos momentos hay que disponer de algo muy importante y vital. Tiempo, tiempo para poder vivir, si no lo tenemos, ¿de qué sirve? Siempre hablamos de hacer que este viaje merezca la pena, si vamos por la vida sin tener tiempo para nada, yo me pregunto si realmente lo estamos consiguiendo…

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Soy Xisela Aranda, CEO de Mailbor y cuando empecé a formar parte de la empresa lo que más me llamaba la atención era que iba a ser la responsable de una herramienta que lo que pretende es que las personas o las empresas tengan tiempo para lo realmente importante. Que curioso, iba a dedicar el tiempo de mi trabajo a que los demás ganasen tiempo. Me parecía maravilloso, ese tiempo lo destinarían a cualquier cosa que antes no podían hacer por carecer de él.

El primer post de este Blog se titula Empezamos nuestra carrera, os dije que trataría de contar desde dentro todo lo que nos fuese ocurriendo en este camino hacia la meta, ser el correo electrónico más usado del mundo. Hoy es uno de esos momentos en los que cuando ya llevas unos kilómetros recorridos, vas avanzando, y de repente alguien en medio de la carrera te da una botella de agua, esto se llama avituallamiento.

Hoy hemos tenido nuestro particular avituallamiento, un cliente nos ha dado las gracias porque antes de usar Mailbor en su trabajo tenía que llegar a la oficina 45 minutos antes sólo para ordenar y clasificar todos los emails que recibe diariamente. Ahora no necesita esos 45 minutos porque esa tarea de ordenar todos esos correos electrónicos ya la hace Mailbor; de esta manera me contaba que puede llevar a su hija de 6 años al colegio y seguro que antes de dejarla la levanta y le da un fuerte abrazo. ¿Qué queréis que os diga? Para mí esto no tiene precio, esto es lo que me hace disfrutar de mi trabajo y como en las carreras, es un soplo de energía, frescura y fuerza para continuar en la nuestra. Con su consentimiento, os dejo el email que me enviaba Jaime, por respeto borro la dirección remitente.

Sin título

Sé que esa niña de 6 años dentro de unos años se acordará de que su padre le daba el mayor de los abrazos y la dejaba en el colegio cada día. Eso para mí es brutal!!!!

Al fin y al cabo, tener tiempo de vida, es realmente tener vida.

Si quieres compartir el post porque crees que a alguien le puede hacer ver qué importante es tener tiempo para los demás y para uno mismo adelante.

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Gracias!!!!

Xisela Aranda